Frequently Asked Questions (FAQ) for Commissioner For Oaths


* All Rules referred herein are the Commissioners for Oaths Rules, 2018

* All circulars referred herein are circulars issued by the Federal Court of Malaysia

  1. What is the duty of a Commissioner for Oaths?

(Rule 11(2)) Essentially, a Commissioner for Oaths verifies the identity of the person making the declaration/document and a Commissioner for Oaths makes sure that the person understands the content of the declaration/document.

  1. What can a Commissioner for Oaths do?

Typically, a Commissioner for Oaths can affirm affidavits and statutory declarations. A Commissioner for Oaths can also attest a Power of Attorney.

(Rule 9(1)) The powers of an advocate and solicitors appointed as a Commissioner for Oaths are as follows:-

  • receive acknowledgements of a married woman as required by law to be taken before a public officer;
  • receive acknowledgements of recognizances of bail or bail bonds;
  • administer an oath for the following:-
  • the justification for bail;
  • taking any affidavit or affirmation;
  • receiving and taking the answer, plea, demurer, disclaimer, allegation or examination of any party or parties to any action;
  • the examination of any witness upon any interrogatories or de benne esse or in chief on any other occasion;
  • swearing executors and administrators; and
  • any persons in any action, matter or proceeding which is pending or about to be instituted in any court; and
  • taking and receiving statutory declarations.
  1. Can a Commissioner for Oaths backdate the affirmation of any documents?

No. A Commissioner for Oaths is not permitted to backdate the affirmation of any documents. A Commissioner for Oaths must insert the current date and it must be the same date as when the person signed the documents in front of the Commissioner for Oaths.

  1. Can a Commissioner for Oaths refuse to provide his/her services?

(Rule 11(2)(e)) Yes, a Commissioner for Oaths may refuse to provide his/her service when the Commissioner for Oaths has credible cause to suspect that the person before him/her is engaged in deception, fraud, duress or any illegal conduct.

  1. Can a Commissioner for Oaths affirm any pre-signed documents without the person being present?

(Rule 11(2)) No. This is a serious breach of the duty of a Commissioner for Oaths. The person must be present and sign the documents in front of the Commissioner for Oaths.

  1. Can a Commissioner for Oaths go to the hospital or my office/house to affirm any document?

(Rule15(1)(b)) The general rule is that a Commissioner for Oaths must only carry out his/her services at his/her approved office address.

(Rule15(1)(2)) A Commissioner for Oaths may carry out his/her services at a venue different from his/her approved office address only in exceptional circumstances and with the prior approval of Chief Justice of the Federal Court of Malaysia.

  1. I am asked to provide a certified true copy (CTC) of documents. Can a Commissioner for Oaths certify a document as a true copy of the original?

(Circular dated 13th June 2005) No. A Commissioner for Oaths is not authorised to certify any document as a true copy of the original.

  1. Can a Commissioner for Oaths be a witness of a person’s execution of any agreement, letter or any documents?

(Circular dated 03rd November 2015) No. A Commissioner for Oaths is prohibited to be a witness of a person’s execution of any agreement, letter or any documents, unless permitted by the following laws:-

  • Form 1 and 2 under Section 3 (First Schedule) Power of Attorney Act 1949
  • Money Lending Agreement under section 27(1) of the Moneylenders Act 1951
  • Guarantee Agreement under section 22 of the Hire Purchase Act 1967
  • Memorandum and Title under section 97(1) of the Sabah Land Ordinance (Cap. 68)
  • Certificate, under section 84(2) of the Legal Profession Act 1976
  1. Can a Commissioner for Oaths affirm any statutory declaration which does not conform to the Statutory Declaration Act, 1960?

(Circular dated 03rd November 2015) No. A Commissioner for Oaths is not allowed to affirm any statutory declaration which does not conform to the format prescribed in the Statutory Declaration Act, 1960. The format can be found in the (Schedule of the Statutory Declarations Act, 1960).

  1. If two (2) or more persons are signing one (1) declaration/document, must they sign at the same time?

Yes. All the persons signing the declaration/document must be present before the Commissioner for Oaths and sign the declaration/document at the same time.

  1. Can a person represent a few other people or deponents named in a declaration?

No. A Commissioner for Oaths shall only affix his seal to any document when all deponents have signed the declaration/document in his presence.

  1. Can a child or a mentally disordered person make an oath?

(Rule 11(2)(b)) Yes, but the Commissioner for Oaths must ensure that the child understands the subject matter involving the oath. The child must also be present together with his/her family member. If the Commissioner for Oaths is of the view that the subject matter involving the oath is prejudicial to the child’s benefit, the Commission for Oaths may refuse to undertake his function under Rule 11(2)(e); A mentally disordered person may make an oath if the mental disorder affecting the deponent is not continuous, and at the time of placing his signature on the document, he is of sound mind and understands the subject matter and nature of the oath.

  1. Can a person who is blind/deaf/mute/illiterate make an oath?

(Rule 11(2)(b)) Yes, but the Commissioner for Oaths must ensure that the deponent understands the subject matter and nature of the oath after reading and explaining the contents of the documents together with the exhibits annexed.

  1. Can a Statutory Declaration be filled in with two different pens with different ink colours?

The Commission for Oaths Rules 2018 and the Statutory Declaration Act 1969 (Revised 2016) are silent on this matter. However, it is advisable for the Statutory Declaration to be completed using a single ink colour and a single type of pen. This is to prevent any suspicions with regards to the contents of the Statutory Declaration. It is also worth noting that the validity of the affirmed documents is subject to the terms and conditions imposed by the issuing agency or government department.

  1. Can a Commissioner for Oaths assist a deponent to draft a Statutory Declaration and charge the deponent an additional fee?

No. A Commissioner for Oaths is prohibited from assisting a deponent to draft any documents. Thus, imposing an additional fee for said service is also prohibited.

  1. What are the fees/charges of a Commissioner for Oaths?

(Rule 17 & 2nd Schedule) All fees/charges of a Commissioner for Oaths are prescribed. A Commissioner for Oaths cannot charge anything above and beyond the prescribed fees/charges.

No.

 

Type of document Rate of Fees (RM)
1. Original affidavit 10.00 for each deponent
2. Exhibit referred to in the original affidavit 5.00 for each exhibit
3. Duplicate or copy of the affidavit 5.00 for each deponent
4. Duplicate or copy of the exhibit 2.00 for each exhibit
5. Document, affirmation, acknowledgement, deed or any other instrument 10.00 for each document
6. Duplicate or copy of the document, affirmation, acknowledgement, deed or any other instrument 5.00 for each document

Pursuant to a clarification made by Federal Court of Malaysia, the fees/charges for a Statutory Declaration remains as RM4.00 for each declaration.

  1. What do I need to bring along when I see a Commissioner for Oaths?

Apart from the documents which you require the Commissioner for Oaths to affirm, please bring your original identity document.

  1. Do I have to make an appointment?

It is best that you make an appointment to see our Commissioner for Oaths.

You can call +60362053620 / +60328560252 or you can email us at askdonny@dwc.com.my or kathy@dwc.com.my

  1. How long does it normally take for my document to be affirmed by the Commissioner for Oaths?

Depending on the type and nature of the documents, it would usually take about five (5) minutes.

Soalan-Soalan Lazim Berkenaan Pesuruhanjaya Sumpah


  • Semua Kaedah yang disebut di sini adalah dari Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah, 2018
  • Semua Pekeliling yang dirujuk di sini adalah Pekeliling yang telah dikeluarkan oleh Mahkamah Persekutuan Malaysia

1. Apakah tugas seorang Pesuruhanjaya Sumpah?

[Perkara 11(2)] Asasnya, Pesuruhjaya Sumpah mengesahkan identiti orang yang membuat pengakuan / dokumen dan Pesuruhjaya Sumpah memastikan bahawa orang itu memahami isi pengakuan / dokumen itu.

2. Apa yang Pesuruhanjaya Sumpah boleh laksanakan?

Kebiasaannya, Pesuruhanjaya Sumpah boleh mengesahkan afidavit dan akuan berkanun. Pesuruhjaya Sumpah juga boleh membuktikan Kuasa Peguam.

[Perkara 9 (1)] Kuasa seseorang peguambela dan peguamcara yang dilantik sebagai Pesuruhjaya Sumpah adalah seperti berikut: –

  1. menerima pengakuan perempuan yang sudah berkahwin sebagaimana yang diperlukan oleh undang-undang yang akan diambil sebelum pegawai awam;
  2. menerima pengakuan keatas ikat jamin atau jaminan;
  3. menjalankan sumpah untuk yang berikut: –
  4. justifikasi untuk jaminan;
  5. mengambil apa-apa afidavit atau ikrar;
  6. menerima dan mengambil jawapan, pengakuan, bantahan, penafian, tuduhan atau pemeriksaan keatas mana-mana pihak untuk apa jua tindakan;
  7. pemeriksaan keatas mana-mana saksi terhadap mana-mana penyiasatan atau kebaikan atau apa-apa jenis peristiwa yang lain;
  8. pelaksana dan pentadbir sumpah; dan
  9. mana-mana orang dalam apa-apa tindakan, perkara atau prosiding yang sedang dalam perbicaraan atau yang akan dimulakan di mana-mana mahkamah; dan
  10. mengambil dan menerima pengakuan sumpah berkanun.

3. Bolehkah Pesuruhanjaya Sumpah mengesahkan dokumen yang sudah terlanjut tarikh?

Tidak. Pesuruhjaya Sumpah tidak dibenarkan untuk mengesahkan mana-mana dokumen tersebut. Pesuruhjaya Sumpah mestilah memasukkan tarikh semasa dan ia mestilah tarikh yang sama apabila orang itu menandatangani dokumen di hadapan Pesuruhjaya Sumpah.

4. Bolehkah Pesuruhanjaya Sumpah enggan memberikan perkhidmatannya?

[Perkara 11(2)(e)] Ya, Pesuruhjaya Sumpah boleh menolak dari memberikan perkhidmatannya apabila ia mempunyai sebab yang boleh dipercayai seperti mengesyaki bahawa orang yang sebelumnya terlibat dalam penipuan, frod, perdayaan, dures, pemaksaan atau apa-apa kelakuan haram.

5. Bolehkah Pesuruhjaya Sumpah mengesahkan mana-mana dokumen yang telah ditandatangani tanpa kehadiran orang yang menandatangani?

[Perkara 11(2)] Tidak. Ini adalah pelanggaran serius bagi kewajipan seorang Pesuruhjaya Sumpah. Orang itu mesti hadir dan menandatangani dokumen di hadapan Pesuruhjaya Sumpah.

6. Bolehkah Pesuruhjaya Sumpah pergi ke hospital atau pejabat saya / rumah untuk mengesahkan apa-apa dokumen?

[Perkara 15(1)(b)] Peraturan am ialah bahawa seorang Pesuruhjaya Sumpah hanya boleh menjalankan perkhidmatannya di alamat pejabat yang telah diluluskan.

[Perkara 15(1)(2)] Seorang Pesuruhjaya Sumpah boleh menjalankan perkhidmatannya di tempat yang berbeza dari alamat pejabat yang telah diluluskan hanya dalam keadaan yang tidak dapat dielakkan dan dengan kelulusan terdahulu daripada Ketua Hakim Negara Mahkamah Persekutuan Malaysia.

7. Saya diminta untuk memberikan perkhidmatan salinan dokumen yang disahkan benar (CTC). Bolehkah Pesuruhjaya Sumpah mengesahkan dokumen sebagai salinan sebenar asal?

[Pekeliling bertarikh 13hb Jun 2005] Tidak. Pesuruhjaya Sumpah tidak diberi kuasa untuk memperakui apa-apa dokumen sebagai salinan yang asal.

8. Bolehkah Pesuruhjaya Sumpah menjadi saksi keatas pelaksanaan seseorang untuk apa-apa perjanjian, surat atau dokumen?

[Pekeliling bertarikh 03hb November 2015] Tidak. Pesuruhjaya Sumpah dilarang untuk menjadi saksi pelaksanaan keatas seseorang untuk apa-apa perjanjian, surat atau dokumen melainkan yang dibenarkan oleh undang-undang iaitu:-

  1. Borang 1 dan Borang 2 di bawah Seksyen 3 (Jadual Pertama) Akta Surat  Kuasa Wakil 1949
  2. Perjanjian Pinjaman di bawah Seksyen 27(1) Akta Pemberi Pinjam Wang 1951
  3. Perjanjian di bawah Seksyen 22 Akta Sewa Beli 1967
  4. Seksyen 97 Ordinan Tanah Negeri Sabah
  5. Seksyen 84 Akta Profesion Undang-Undang 1976

9. Bolehkah Pesuruhjaya Sumpah mengesahkan apa-apa pengakuan berkanun yang tidak mematuhi Akta Akuan Berkanun, 1960?

[Pekeliling bertarikh 03hb November 2015] Tidak. Pesuruhjaya Sumpah tidak dibenarkan mengesahkan apa-apa pengakuan berkanun yang tidak mematuhi format yang telah ditetapkan di dalam Akta Akuan Berkanun 1960. Format boleh didapati di dalam Jadual Akta Akuan Berkanun 1960.

10. Jika terdapat dua (2) atau lebih orang menandatangani satu (1) pengakuan / dokumen, adakah mereka harus menandatangani pada masa yang sama?

Ya. Semua orang yang menandatangani pengakuan / dokumen mesti hadir di hadapan Pesuruhjaya Sumpah dan menandatangani akuan / dokumen pada masa yang sama.

11. Bolehkah seseorang mewakili beberapa orang atau deponen untuk membuat akuan sumpah?

Tidak. Sekiranya sesuatu surat akuan perlu ditandatangani oleh ramai deponen, maka kesemua deponen perlu hadir di hadapan Pesuruhjaya Sumpah untuk menandatangani surat tersebut.

12. Bolehkah kanak-kanak atau orang gila mengangkat sumpah?

[Perkara 11(2)(b)] Boleh, tetapi Pesuruhjaya Sumpah perlu memastikan bahawa kanak-kanak tersebut benar-benar faham akan perkara yang ingin diikrarkan dan mereka hadir bersama waris beliau. Pesuruhjaya Sumpah juga perlu memastikan bahawa perkara yang diikrarkan tidak  dilihat tidak memberi kebaikan kepada kanak-kanak tersebut; Orang gila boleh mengangkat sumpah sekiranya penyakit gila yang dihadapi oleh beliau tidak berterusan, dan beliau hendaklah dipastikan berada dalam keadaan waras dan memahami perkara yang ingin diikrarkan sebelum Pesuruhjaya Sumpah menurunkan tandatangan.

13. Bolehkah seseorang yang buta, bisu, pekak atau buta huruf mengangkat sumpah?

[Perkara 11(2)(b)] Boleh, tetapi Pesuruhjaya Sumpah perlu memastikan deponen tersebut faham setelah dibacakan dan diterangkan kandungan dokumen dan eksibit yang dikepilkan.

14. Bolehkah surat akuan diisi menggunakan dua warna pen yang berbeza?

Tidak diperuntukkan di bawah Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018 mahupun Akta Akuan Berkanun 1960. Akan tetapi, adalah dinasihatkan supaya borang akuan diisi menggunakan warna dan jenis pen yang sama supaya kandungan dokumen tersebut tidak diragui. Dokumen-dokumen yang diikrarkan juga adalah tertakluk kepada syarat penerimaan yang ditetapkan oleh agensi atau jabatan yang memerlukan dokumen tersebut.

15. Bolehkah Pesuruhjaya Sumpah membantu menyediakan sesuatu dokumen dan mengenakan caj tambahan?

Apa-apa pembantuan dalam persediaan sesuatu dokumen oleh seorang Pesuruhjaya Sumpah adalah tidak dibenarkan. Justeru, bayaran terhadap bantuan tersebut juga adalah tidak dibenarkan.

16. Apakah bayaran / caj Pesuruhjaya Sumpah?

[Perkara 17 & Jadual Kedua] Semua bayaran / caj Pesuruhjaya Sumpah secara lazimnya telah ditetapkan. Pesuruhjaya Sumpah tidak boleh mengenakan apa-apa bayaran selain dari jumlah yang telah ditetapkan.

No. Jenis Dokumen Kadar Bayaran
1. Afidavit Asal RM10.00 untuk setiap deponen
2. Eksibit yang dirujuk dalam afidavit asal RM5.00 untuk setiap eksibit
3. Salinan pendua atau sesalinan afidavit RM5.00 untuk setiap deponen
4. Salinan pendua atau sesalinan eksibit RM2.00 untuk setiap eksibit
5. Dokumen, pengesahan, pengakuan, surat ikatan atau sebarang instrumen lain RM10.00 untuk setiap deponen
6. Salinan pendua atau sesalinan dokumen, ikrar, pengakuan, surat ikatan atau mana-mana surat cara lain RM5.00 untuk setiap dokumen

Mengikut saranan yang dibuat oleh Mahkamah Persekutuan Malaysia, bayaran/ caj untuk Akuan Berkanun kekal sebagai RM4.00 bagi setiap pengakuan.

17. Apa yang perlu saya bawa ketika saya bertemu Pesuruhjaya Sumpah?

Selain dari dokumen yang anda perlukan Pesuruhjaya Sumpah untuk pengesahan, sila bawa dokumen identiti asal anda.

18. Adakah saya perlu membuat temujanji?

Adalah lebih baik jika anda membuat temujanji untuk bertemu dengan Pesuruhjaya Sumpah kami.
Anda boleh menghubungi +603 2856 0252 / +603 6205 3620 atau anda boleh e-mel kepada kami di askdonny@dwc.com.my / kathy@dwc.com.my

19. Berapa lamakah tempoh yang diperlukan bagi dokumen saya untuk disahkan oleh Pesuruhjaya Sumpah?

Bergantung kepada jenis dan sifat dokumen, ia biasanya mengambil masa kira-kira lima (5) minit.